- En synthèse
Les 7 étapes clés pour réaliser un SWOT projet
SWOT représente les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces. Il s’agit d’une technique de planification stratégique que les chefs de projet utilisent pour les aider à analyser les forces et les faiblesses de leurs projets, ainsi qu’à analyser et examiner les opportunités et les menaces auxquelles ils pourraient être confrontés dans un avenir proche.
Cette technique populaire permet aux chefs de projet d’identifier les domaines qui doivent être améliorés et de sélectionner la bonne méthodologie de travail, ce qui peut bénéficier à une entreprise en acquérant une meilleure compréhension des domaines sur lesquels ils doivent se concentrer, ainsi qu’en identifiant leur probabilité de réussir à un projet donné.
- Pourquoi faire une analyse SWOT sur un projet
La réalisation d’une analyse SWOT peut vous aider à améliorer votre processus de planification de projet, à réduire les risques du projet et à augmenter les chances de réussite de votre projet. En identifiant les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces qu’un projet peut poser, vous réduirez les risques liés aux tâches et fournirez des informations solides pour celui-ci avant même que l’action ne commence. En d’autres termes, une analyse SWOT peut faire de vous un meilleur chef de projet en optimisant votre travail. Votre équipe bénéficiera également de cette technique car elle disposera d’un plan projet plus complet et solide et connaîtra les risques éventuels.
L’analyse SWOT est un outil puissant que chaque chef de projet devrait utiliser principalement parce qu’elle vous permet de vous concentrer sur les points forts et de prendre en considération des facteurs avant qu’ils ne deviennent des problèmes qui pourraient entraver l’atteinte de vos objectifs.
Le but d’une analyse SWOT est d’identifier les éléments les plus importants que vous devez surveiller pendant le projet. Elle aide les équipes à produire de nouvelles idées (brainstorming par exemple) et à analyser un plan projet (tel que définit, le projet est-il viable ?).
ANALYSE INTERNE
S trenghs - FORCES
Les forces font référence à des facteurs internes qui permettront à votre projet de réussir. Les points forts incluent généralement des aspects particuliers de votre projet qui le rendent susceptible de réussir, tels que la qualification des membres d’équipe, l’expérience du chef de projet, l’engagement des clients ou l’expertise fonctionnelle.
W eaknesses - FAIBLESSES
Les faiblesses sont des facteurs internes qui pourraient rendre difficile la réussite de votre projet. Ces facteurs peuvent varier, ils dépendent principalement de l’entreprise ou de l’équipe elle-même, mais certaines d’entre eux peuvent être identifiés par un manque de ressources humaines ou matérielles, des membres d’équipe inexpérimentés, un manque de d’experts sur des sujets spécifiques ou un manque de budget.
ANALYSE EXTERNE
O pportunities - OPPORTUNITÉS
Les opportunités représentent des facteurs qui échappent à votre contrôle (par opposition aux forces). Ce sont les facteurs externes à votre environnement business qui sont susceptibles de contribuer à votre succès.
T hreats - MENACES
Les menaces sont des facteurs externes qui, s’ils devaient se produire, pourraient nuire considérablement à votre projet. Les menaces sont des possibilités, mais les identifier vous aidera à trouver des alternatives. L’augmentation des coûts des fournisseurs ou l’absence soudaine d’un membre de l’équipe pourraient être considérés comme des facteurs susceptibles de nuire à votre projet.
- Les 7 étapes clé pour réaliser un SWOT projet
Lorsqu’il s’agit de gérer des projets, vous devez être au courant de tout. La réalisation d’une analyse SWOT permet de tout mettre en ligne facilement et efficacement. De cette façon, vous pouvez visualiser les risques les plus importants de votre projet.
L’analyse des informations n’est efficace que lorsque les bonnes informations sont collectées. Dans cet esprit, nous avons rassemblé les facteurs les plus pertinents qu’un chef de projet doit prendre en compte lors de la collecte des informations pour mener à bien une analyse SWOT.
Étape 1 : démarrez part la définition claire des buts et objectifs du projet et ensuite, des buts et objectifs que vous avez en tête lorsque vous souhaitez utiliser l’analyse SWOT. Les buts et objectifs de l’analyse SWOT devraient être liés aux objectifs de votre projet.
Étape 2 : constituez une équipe pertinente. L’analyse SWOT d’un projet est un effort d’équipe, donc tout les membre devraient être impliqués dans ce processus de remue-méninges principalement parce que chaque membre de l’équipe aura une contribution unique sur les quatre catégories (SWOT).
Étape 3 : faites appel à des ressources expertes. Si les membres de l’équipe ne couvrent pas, par leurs connaissances, le périmètre d’expertise nécessaire au déroulé du SWOT projet, dans ce cas, faites appel à des sachants externes au projet. Leur contribution vous permettra de couvrir un plus large spectre de savoir nécessaire à l’élaboration de ce SWOT projet.
Étape 4 : faites intervenir parties prenantes (et clients le cas échéant). Les parties prenantes doivent également participer au processus. Les clients peuvent également aider à identifier les facteurs critiques (en particulier les menaces).
Étape 5 : planifiez la réalisation de l’analyse SWOT du projet. Comme un mini projet, l’analyse SWOT comporte un certain nombre de tâches à réaliser. Il est nécessaire de définir le WBS, lister ceux qui vont faire, construire le planning et les risques associés.
Étape 6 : mettez en place un socle de connaissance pour effectuer l’analyse. Des ressources internes ou externes doivent vous permettre de réaliser ce travail. Il s’agit par exemple :
- Du résultat des ventes (sous forme statistique, sur un marché ou segment donné par exemple) (quelle plus-value allons-nous tirer de ce projet concernant nos ventes ?)
- Du résultat d’une enquête clients (les objectifs du projet sont-ils en phase avec les attentes des clients ?)
- De données marketing (part de marché, étude de marché, taux de croissance, volume potentiel…) (déterminer le ROI potentiel du projet, l’intérêt de celui-ci par rapport au marché)
- Du feedback managérial des membres de l’équipe (soft + hard-skills) (avons-nous une équipe en capacité de mener le projet ?)
- Des retours d’expérience de projets similaires conduits en interne ou chez les concurrents (capter les écueils des projets similaires pour éviter de les reproduire)
- Benchmarking de potentielles solutions (pour capter des opportunités dans les solutions)
- Le niveau d’implication managérial, de la force de la coalition de sponsors au projet (engagement)
- Les bénéfices obtenus à la fin du projet
- Les éléments sur lesquels nous devons nous améliorer (évaluer aussi la capacité à s’améliorer pendant le projet)
- Le planning du projet (est-il réaliste ?)
- Les fonctionnalités attendues (pourront-elles être copiées chez nos concurrents ?)
- L’entreprise dispose-t-elle de suffisamment de ressources pour fournir un financement d’urgence (contingence) ? (En cas de problème, quelle est notre marge de manœuvre ?)
- Le chef de projet est-il expérimenté sur ce type de projet ? (Faut-il un dispositif particulier pour accompagner le chef de projet ? Faut-il obligatoirement un chef de projet expérimenté ?)
- Remplacement potentiel des membres de l’équipe ? (Les membres de l’équipe sont-ils facilement remplaçable ?)
- Les membres de l’équipe sont-ils réellement affectés au projet ? (Allons-nous devoir nous battre pour faire avancer les sujets ?)
Étape 7 : à partir des éléments recueillis, classez-les en force, faiblesse, opportunité ou menace. Puis créez une matrice qui va croiser les différents éléments internes et externes. L’idée est de mettre en perspective vos capacités à réaliser le projet et donc, d’atteindre vos objectifs.
Afin de ne pas risquer de vous éparpiller, je vous suggère de placer des fiches de rappel concernant vos buts et objectifs. Et c’est par rapport à ceux-ci que vous listerez avec pertinence les éléments dans les 4 clés d’analyse du SWOT.
Notez bien les questions que vous vous poserez, afin d’effectuer des recherches ensuite, ceci afin de rendre votre étude la plus complète possible.
Dans l’analyse, éviter les indicateurs qualitatifs et focalisez-vous sur des facteurs quantitatifs au maximum.
Hiérarchisez les éléments factuels afin d’être en mesure de prioriser vos décisions. Comparez toujours le résultat final avec vos buts et objectifs. Il est très facile de s’éparpiller et de perdre le fil conducteur de l’objectif de la démarche.
Chef de projet depuis 1998, Agile depuis 2001 puis PMO depuis 2009, j’accompagne les entreprises dans la la réalisation de leurs projets/programmes, la construction et la gestion de la PMO, dans l’amélioration des processus et j’aide les managers à améliorer leur performance.
