Pourquoi la communication en équipe échoue. En voici 5 raisons.
Vous avez probablement déjà quitté une réunion sans savoir quoi faire ensuite. Ou passé des heures à réfléchir pour découvrir la nouvelle direction donnée. Pourquoi la communication en équipe échoue ?
Pourquoi la communication est-elle importante ? C’est bien l’une des premières choses que nous apprenons et qui s’avère toujours être l’une des compétences les plus difficiles à perfectionner. Pourtant, elle est essentielle pour diriger et gérer une équipe que l’on souhaite performante.
Un leader qui ne sait pas définir clairement ses attentes, sa vision, fera sombrer son équipe dans le chaos. Le meilleur exemple que j’ai en tête au moment ou j’écris cet article date de la seconde guerre mondiale où Hamilton donna des ordres trop flous au général Stopford concernant la conquête des collines de Tekke Tepe. Ce dernier compris tout le contraire des instruction du général et cette bataille, Anglais contre Turcs, fût un chaos total pour les Anglais.
De la même manière, si vous ne respectez pas les délais (en retard ou en avance) ou encore, si vous ne définissez pas bien les rôles de chacun, naîtront alors des discussions à couteaux tirés pour savoir qui a fait quoi ou qui était censé faire quoi (matrice RACI).
Pour lutter contre les échecs de communication, d’innombrables réunions sont organisées. Mais elles finissent par être chronophages et par faire perdre du temps à tout le monde, et donc par irriter.
J’ai des conseils efficaces sur ce sujet. que ce soit pour améliorer vos compétences en communication au travail comme à l’extérieur du travail.
Alors pourquoi la communication en équipe échoue ?
1 - Trop de "blabla"
Nous utilisons plusieurs outils au quotidien, pour rendre la communication aussi simple que possible. Nous organisons des réunions en plus des réunions pour échanger nos idées et nos objectifs ou donner des instructions. Mais toutes ces initiatives visant à imposer une communication efficace fonctionnent-elles ? Selon certaines enquêtes, plus du quart des employés assistent à six réunions ou plus par semaine. Cependant, seulement 46% déclarent quitter une réunion avec une compréhension claire sur la suite des événements.
Trop parler, pas assez d’écoute ! C’est aussi ce pourquoi la communication en équipe échoue.
Au lieu de montrer que l’on a quelque chose à prouver lors d’une réunion, il faut poser des questions et écouter attentivement les réponses. Mais ce n’est pas comme ça que cela se passe dans la plupart des réunions.
Pourquoi ? Il y a toujours une personne ou deux qui dominent la réunion, elles se battent pour que leurs points de vue soient entendus. Le débat est censé être équilibré lors d’une réunion mais quand le reste de la pièce ne peut pas dire un mot ou si personne ne veut les écouter, il y a un problème.
Conseil
Lors de votre prochaine réunion, concentrez-vous sur la mise en place d’un dialogue par opposition à un monologue. Au début de la réunion, accordez-vous deux ou trois minutes, si vous le jugez nécessaire, pour parler de l’objet de la réunion et de vos réflexions. Une fois ce délai écoulé, laissez la parole aux participants et écoutez. Cela leur permettra de sentir que leurs idées sont valorisées et vous vous concentrerez sur ce qui est dit plutôt que de penser à ce que vous allez dire ensuite.
2 -Information trop fragmentée
Vous avez rédigé un compte-rendu sur un document et vous l’envoyez à toutes les parties prenantes clés (par email ou via votre outil de GED par exemple), ainsi qu’à quelques autres qui détiennent de l’information dont vous avez besoin. Un par un, vous commencez à recevoir les Feedbacks.
Généralement certains commentaires sont répartis sur différentes versions de votre document et une partie de ceux-ci dans un fil de discussion (email). Une personne s’approche de vous physiquement et vous dit ce qu’elle aimerait voir changer.
Vous commencez à recevoir davantage de commentaires via votre messagerie instantanée et éventuellement par téléphone. La fin de la semaine approche et au lieu d’envoyer votre rapport définitif, vous organisez vos commentaires. Cela vous semble familier ?
Avec autant de moyens de communication différents, l’organisation des commentaires peut être un travail à temps plein ! Et il est presque impossible d’obtenir des feedbacks concis et exploitables de la part des parties prenantes sans un seul endroit pour héberger tous les commentaires concernant un projet particulier. C’est aussi ce pourquoi la communication en équipe échoue.
Conseil
Investissez dans un outil qui vous permet de canaliser toutes les communications pertinentes pour un projet spécifique dans un emplacement unique et accessible. Ce point unique constituera un atout précieux lorsque vous rassemblez et mettez en œuvre des idées et des commentaires. En fin de compte, cela vous fera économiser beaucoup de temps. Il existe de nombreux outils collaboratifs comme Jira, Trello etc.. parfois ils sont même gratuits.
3 - Intérêts ou enjeux inavoués
Avez-vous déjà assisté à une réunion au cours de laquelle vous sentez que des personnes s’expriment pour leurs propres intérêts et non celui de l’entreprise ou du projet ? En réalité, vous visez tous le même objectif (de haut niveau) et devez travailler ensemble. Faites du projet un lieu de collaboration où chacun est soutenu et estime avoir voix au chapitre est essentiel à une bonne communication.
Selon Dan Scalco, fondateur et directeur du marketing chez Digitalux , » Ne maintenez pas votre statut au-dessus des autres et n’utilisez pas la coercition ou la peur comme facteur de motivation. Au lieu de cela, concentrez-vous sur une attitude honnête, positive et sans égo surdimensionné dans toutes les situations. Servir de pom-pom girl au lieu d’autocrate aide à garder le moral et peut même faciliter la créativité et la résolution efficace des problèmes.«
Conseil
Au début d’un projet ou d’une réunion, écrivez les objectifs les plus généraux. Chaque fois que vous organisez une réunion et qu’un conflit éclate ou qu’il y a des réactions contradictoires sur un projet, réactions qui vous échappe, revenez sur vos objectifs de haut niveau et posez-vous la question suivante :
Cela nous aide-t-il à atteindre nos objectifs ?
Cela vous permettra de prendre du recul et d’évaluer ce qui est réellement constructif et ce qui doit être réellement traité.
4 - La confiance
Ne pas respecter les délais ou ne pas respecter une promesse peut éroder la confiance de votre équipe envers vous. Si vous êtes une personne qui promet trop de choses et ne tenez pas ses promesses, votre équipe finira par se dire qu’elle ne peut pas compter sur vous.
Idem pour le cas contraire, vous ne tenez pas vos promesses en livrant quelque chose trop tôt, vous n’êtes toujours pas fidèle à vos engagements et la communication est préjudiciable pour votre équipe. C’est aussi ce pourquoi la communication en équipe échoue.
Si on veut que les personnes écoutent vraiment, il faut s’assurer qu’elles puissent croire en vous. Une culture de la communication ne peut exister que lorsque les individus peuvent compter sur votre fiabilité. Il faut développer l’engagement raisonnable et la retenue quand vous n’êtes pas sûr.
Conseil
Soyez honnête – c’est simple ! Partagez certains détails que si vous les connaissez, et dites que vous ne faites pas si vous ne savez pas faire. Personne ne pourra vous en vouloir pour cela. Lorsque cela est nécessaire, organisez des entretiens individuels et soyez toujours aussi transparent que possible lors de ces moments. Votre équipe appréciera votre franchise et votre honnêteté et vous récompensera par sa performance.
5 - L'aspect interculturel
Avez-vous déjà fixé une date de livraison avec un interlocuteur indien ? Vous êtes-vous rendu compte que vous n’aviez pas le même rapport au temps ? Avez-vous déjà fait une accolade amicale à une collègue américaine ? Je n’ose imaginez la suite si tel était le cas.
L’aspect interculturel est primordial dans la communication car nous n’avons pas, lorsque nous sommes de culture différente, le même rapport au temps, à la hiérarchie, à l’autorité et d’autres aspects encore.
Comme l’indique Désiré LOTH, « les relations interculturelles font de plus en plus partie de la gestion au quotidien pour un nombre croissant de cadres et de responsables.« (1).
De plus, pour parler de réussites et d’échecs il faut analyser les comportements langagiers réciproques que deux personnes manifestent lors de leurs échanges.
Porquier (1984) appelait « l’exolingue » ce qui englobe « toute interaction en face à face caractérisée par des divergences significatives entre les répertoires linguistiques respectifs des participants.«
Les interlocuteurs ne disposent pas toujours des mêmes codes, attitudes et comportements. Il y a donc un travail d’adaptation à faire. Sans cela il risque d’y avoir de nombreux quiproquos et certaines situations peuvent même tourner au drame.
Conseil
Si l’on est peu sensibilisé sur les aspects interculturels, il faut être prudent lorsque l’on s’adresse à un interlocuteur qui a une culture à priori différente de la notre. C’est aussi ce pourquoi la communication en équipe échoue. N’imposez pas votre comportement comme un comportement de référence, adoptez plutôt une approche adaptative face à votre nouvel interlocuteur. Tentez de déchiffrer s’il est important pour la personne de papoter quelques minutes avant d’attaquer le gros de votre sujet. La réussite d’une communication dans un contexte interculturel de l’humilité et de la curiosité. il faut que vous ayez envie de collaborer. Soyez aussi vigilant sur les engagements pris par vos interlocuteurs.
(1) – Le fonctionnement des équipes interculturelles (Management & Avenir 2009/8 (n° 28), pages 326 à 344)
Chef de projet depuis 1998, Agile depuis 2001 puis PMO depuis 2009, j’accompagne les entreprises dans la la réalisation de leurs projets/programmes, la construction et la gestion de la PMO, dans l’amélioration des processus et j’aide les managers à améliorer leur performance.
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